Section 01Responsable de la protection des renseignements personnels
Pauline Jonker
Courriel : info@cliniquelelan.ca
Toute question ou demande concernant la protection de vos renseignements personnels peut être adressée à la responsable par courriel. Ce moyen de communication est privilégié pour assurer un suivi rapide.
Section 02Renseignements personnels collectés
Dans le cadre de nos services, nous recueillons les renseignements suivants :
Identification
- Nom, prénom, date de naissance
- Adresse, numéro de téléphone, courriel
Santé et services
- Motif de consultation
- Informations pertinentes à l'évaluation et au traitement
- Notes cliniques et rapports
- Antécédents pertinents
Administratif
- Coordonnées de facturation
- Informations d'assurance (si applicable)
- Historique des rendez-vous
Section 03Finalités de la collecte
Vos renseignements personnels sont recueillis pour :
- Offrir des services de psychologie, psychothérapie et travail social
- Constituer et tenir votre dossier clinique
- Gérer les rendez-vous et communications
- Émettre des factures et reçus
- Répondre à nos obligations légales et déontologiques
Vos renseignements ne seront jamais utilisés à des fins commerciales ou publicitaires.
Section 04Consentement
En faisant appel à nos services, vous consentez à la collecte et à l'utilisation de vos renseignements pour les finalités décrites ci-dessus.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, en tenant compte que cela pourrait affecter notre capacité à vous offrir des services.
Section 05Conservation des renseignements
Les dossiers cliniques sont conservés conformément aux exigences des ordres professionnels :
| Type de dossier | Durée de conservation |
|---|---|
| Dossier de psychologie | 5 ans après la dernière intervention |
| Dossier de travail social | 5 ans après la dernière intervention |
Après cette période, les dossiers sont détruits de manière sécurisée.
Les courriels reçus via le formulaire de contact du site web sont soumis à une règle distincte (voir Section 08).
Section 06Protection des renseignements
Nous prenons les mesures suivantes pour protéger vos renseignements :
- Les dossiers électroniques sont conservés sur un serveur sécurisé situé au Canada
- La gestion des rendez-vous et de la facturation utilise Go Rendez-vous, un logiciel québécois conforme aux normes de sécurité
- L'accès aux dossiers est limité aux professionnels impliqués dans votre suivi
- Les locaux sont sécurisés et les dossiers papier sont sous clé
Section 07Communication à des tiers
Vos renseignements ne seront communiqués à des tiers qu'avec votre consentement écrit, sauf dans les cas prévus par la loi :
- Risque imminent pour votre vie ou celle d'autrui
- Obligation de signalement (ex. : protection de la jeunesse)
- Ordonnance d'un tribunal
- Enquête du coroner
Fournisseurs de services
Pour assurer le bon fonctionnement de la clinique, certains renseignements sont traités par des fournisseurs de confiance :
| Fournisseur | Utilisation | Lieu des données |
|---|---|---|
| Go Rendez-vous | Gestion des rendez-vous et facturation | Canada |
| WHC (Web Hosting Canada) | Hébergement web, réception des courriels @cliniquelelan.ca | Canada |
| Google (Gmail) | Consultation des courriels de la clinique via redirection depuis WHC | États-Unis |
Ces fournisseurs sont liés par des obligations de confidentialité et ne peuvent utiliser vos renseignements qu'aux fins prévues. Le transfert des courriels vers Google (États-Unis) fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée documentée à l'interne.
Section 08Site web et formulaire de contact
Formulaire de contact
Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur notre site, nous recueillons : votre prénom, votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone (optionnel), votre mode de contact préféré, votre préférence d'intervenant·e (optionnel) et le contenu de votre message.
Ces renseignements sont utilisés uniquement pour traiter votre demande et prendre contact avec vous. Ils sont transmis par courriel sécurisé (SMTP authentifié en TLS) et reçus dans les boîtes courriel de la clinique hébergées chez WHC (Web Hosting Canada) au Canada. Pour faciliter la consultation quotidienne, ces courriels sont également redirigés vers un service de messagerie courant (voir Section 07).
Conservation des courriels du formulaire
Les courriels reçus via le formulaire de contact sont conservés pour une durée maximale de 24 mois à compter du dernier échange, puis supprimés. Si un suivi clinique s'établit, les informations pertinentes sont intégrées au dossier clinique et suivent la règle de conservation de la Section 05.
Statistiques de visite
Notre hébergeur (WHC) collecte des statistiques de visite anonymes à partir des journaux du serveur : nombre de visites, pages consultées, pays d'origine approximatif, type de navigateur. Ces données restent sur le serveur canadien, ne permettent pas de vous identifier individuellement, et ne sont ni partagées, ni exportées, ni utilisées à des fins commerciales.
Nous n'utilisons aucun outil d'analyse tiers (Google Analytics, Meta Pixel, ou autre) et aucun témoin (cookie) de suivi ou de publicité n'est déposé sur votre appareil par notre site.
Cartes Google Maps
Notre site intègre une carte Google Maps pour indiquer l'emplacement de la clinique. Lorsque la carte se charge sur la page, Google peut déposer des témoins sur votre appareil selon sa propre politique de confidentialité (policies.google.com/privacy). L'adresse complète de la clinique est disponible sur le site sans qu'il soit nécessaire d'interagir avec la carte.
Sécurité du site
Les communications sur le site sont chiffrées via HTTPS. L'envoi des courriels du formulaire utilise l'authentification SMTP en TLS.
Section 09Vos droits
Vous avez le droit de :
- Accéder à votre dossier et aux renseignements que nous détenons sur vous
- Rectifier des renseignements inexacts ou incomplets
- Retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements
- Portabilité — obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque applicable
- Déposer une plainte si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés
Pour exercer ces droits, contactez la responsable de la protection des renseignements personnels.
Section 10Plaintes
Si vous croyez que vos renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la loi, vous pouvez :
- Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels
- Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca
Section 11Modifications à cette politique
Cette politique peut être modifiée pour refléter des changements dans nos pratiques ou dans la loi. La version en vigueur est disponible à la clinique et sur notre site web.
Cette politique est conforme à la Loi 25
(Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).